AKTA — wie es entstanden ist

Warum überhaupt

Sonntagabend, Steuerunterlagen für Januar. Ich kniete auf dem Wohnzimmerboden mit drei offenen Aktenordnern und suchte eine Handwerker-Rechnung, von der ich genau wusste dass sie existiert. Eine Stunde später hatte ich sie nicht — dafür drei andere, die ich längst vergessen hatte. Das war der Moment.

Paperless-ngx hatte ich kurz ausprobiert. Solides Ding, aber zu starr für das wie ich denke. Außerdem wollte ich einen Vorwand, was eigenes zu bauen.

Wie viel Zeit

Über mehrere Monate gewachsen, immer abends oder am Wochenende. Am Anfang konnte ich nur Dokumente reinwerfen und Stichwörter eintippen — alles andere musste ich selber dazuschreiben. Dann fing AKTA an, mir Titel, Kategorie und Absender vorzuschlagen. Dann erinnerte es mich an Fristen. Dann fand es auch Dokumente, an die ich mich falsch erinnert hatte. Und heute kann ich AKTA direkt Fragen stellen — statt "find mir das Versicherungs-PDF" einfach "wann läuft meine Hausratversicherung aus?", und die Antwort kommt mit den Dokumenten als Beleg dahinter. Es ist nie ein "fertiges Ding" geworden — eher etwas, das ich Stück für Stück nach meinem Alltag forme.

Was gut lief

• Das erste Mal eine alte Rechnung in fünf Sekunden gefunden zu haben — das hat alles gerechtfertigt.
• Vorschläge statt Automatik. Beim Reinwerfen sehe ich Titel, Kategorie und Absender als Vorschlag, klicke einen weg oder schreibe drüber. Ich entscheide, AKTA macht die Vorarbeit.
• Ein Dokument zweimal scannen ist kein Drama mehr — AKTA merkt es, sagt Bescheid, legt es nicht doppelt ab.
• Fristen vergesse ich nicht mehr. Eine Mahnung lag mal mit Ablauf in zwei Wochen im Stapel — heute kriege ich drei Mails, 30, 7 und 1 Tag vorher.
• Die Suche findet "Rohrbruch" auch wenn ich "Wasserschaden" tippe. Letztens habe ich einen Vertrag wiedergefunden, an den ich mich falsch erinnert hatte — mit einem Stichwort, das so gar nicht drin stand.
• Fragen statt Suchen. "Wann läuft die Hausratversicherung aus?" liefert das Datum direkt, mit den belegenden Dokumenten darunter. Ohne Quelle keine Antwort — das ist mir wichtig.

Was nicht so gut lief

• Schlecht gescannte Dokumente bringen die Texterkennung an ihre Grenzen. Manche Thermo-Quittungen sind schlicht nicht maschinenlesbar — da muss ich Titel und Kategorie weiter selber tippen.
• Eine Zeit lang habe ich AKTA Hinweise gegeben, wie es Dokumente besser einsortieren soll — und nach jedem Update waren die Hinweise wieder weg. Heute überleben meine Anpassungen jedes Update.
• Manchmal will das LLM zu kreativ kategorisieren. Ein Mahnschreiben als "Newsletter" war ein guter Lacher. Inzwischen schaue ich genauer hin — und AKTA klemmt allzu wilde Vorschläge schon vorher ab, bevor sie in meiner Ablage landen.

Stand heute

Der Aktenstapel auf dem Schreibtisch ist weg. Neue Dokumente werfe ich in einen Eingangsordner, AKTA macht den Rest und fragt nur nach, wenn es unsicher ist. Die Steuererklärung 2025 ging an einem Nachmittag durch. Das ist alles was zählt.

Wer wissen will wie es drinnen aussieht — Architektur, Stack, die wichtigsten Entscheidungen — findet das unter der Haube.